Használati útmutató

01 · Kezdés

Belépés és szerepkörök

Nyisd meg a rendszert, és jelentkezz be az adminisztrátortól kapott e-mail-címmel és jelszóval. Új hozzáférést vagy jelszócserét is tőle kérhetsz. A menü a jogosultságodnak megfelelő oldalakat mutatja.

Ügynök

Rendelést vesz fel, követi a saját rendeléseit, keres a partnerek és termékek között. Statisztikájában a számára látható rendelések szerepelnek. Külön engedéllyel más értékesítők rendeléseibe is betekinthet, de azokat nem módosíthatja.

Irodai munkatárs

Az összes rendelést kezeli, beszállítói csomagot készít, és karbantartja a partnereket, termékeket. Felhasználókat és átfogó statisztikát nem kezel.

Adminisztrátor

Minden funkciót elér, felhasználókat és jogosultságokat kezel, átfogó statisztikát nézhet, és a teljes partneradatbázist exportálhatja.

Az Áttekintés a napi munka kezdőoldala. Innen új rendelést indíthatsz, vagy folytathatod a legutóbbi megkezdett rendelést. A többi piszkozat a Rendelések listában található.

02 · Az optikában

Rendelésfelvétel lépésről lépésre

1. Indíts új rendelést, és válaszd ki a partnert.

   Keress cégnév, számlázási város vagy partnerkód alapján. Ellenőrizd a kiválasztott cég nevét és számlázási címét.

2. Keresd meg a terméket, majd koppints a Hozzáad gombra.

   A kereső a termékazonosításban segít. A sorra kattintás önmagában nem ad terméket a rendeléshez. Sikeres hozzáadás után visszajelzést kapsz.

3. Állítsd be a darabszámot.

   Használd a + / − gombokat, és ellenőrizd a kiválasztott tételeket. Ugyanazon termék ismételt hozzáadása a mennyiséget növeli. Az összesítő mutatja a terméktípusok és a darabok számát, valamint a nettó összeget forintban, áfa nélkül.

4. Ellenőrizd a mentés visszajelzését.

   A partner- és tételváltozásokat a rendszer menti. A megjegyzés után használd a Piszkozat mentése gombot. Csak a sikeres mentés visszajelzése után lépj tovább vagy zárd be az oldalt.

5. Ellenőrzés és leadás.

   Nézd át az optikát, a termékeket, a mennyiségeket és az összeget, majd a felugró ablakban válaszd a Megerősítem gombot. A rendelés az iroda várólistájára kerül. Ez a lépés még nem küldi el a rendelést a Silhouette-nek.

Ha javítani kell valamit

A piszkozat módosítható és a Piszkozat törlése gombbal törölhető. Az irodának már leadott, de még csomagba nem tett rendelésnél előbb a Vissza piszkozatba műveletet használd. A csomagba tett tételek rögzítettek, ezért eltérésnél egyeztess az irodával.

03 · A rendelés útja

Mit jelentenek az állapotok?

Piszkozat

Még szerkesztés alatt áll; nem vár irodai összesítésre.

Irodának leadva

Az értékesítő leadta, az iroda csomagba rendezheti.

Küldésre előkészítve

Egy beszállítói Excel-csomag része. Az elküldést még nem rögzítették.

Gyártótól megrendelve

Az iroda rögzítette, hogy a csomagot elküldte a Silhouette-nek. Ez nem gyártói visszaigazolás, és nem jelent kiszállítást.

Lemondva

Az iroda vagy az adminisztrátor a beszállítói egyeztetés után rögzítette a már megrendelt rendelés lemondását. A történeti adatok megmaradnak.

A rendszerben nincs külön „Teljesítve” végállapot, és a DiopTransnál lévő vagy már kézbesített csomagokat nem követi.

04 · Irodai munkatárs és adminisztrátor

Beszállítói összesítés

1. Nyisd meg a Beszállítói csomagok oldalt.

   Az Összesítésre váró rendelések között keresd meg a feldolgozandó tételeket. Az Ezen a héten beérkezett szűrő az irodai leadás időpontját nézi; az Összes várakozó a korábbiakat is megmutatja.

2. Jelöld ki a rendeléseket, és készíts csomagot.

   Ellenőrizd a kijelölt rendelések számát és összegét. A Beszállítói csomag létrehozása után a csomag tételei már nem módosíthatók. Nem kell megvárni a hét végét: bármikor készíthető új csomag.

3. Töltsd le és ellenőrizd az Excelt.

   Az Excel letöltése a megadott rendelésösszesítő mintát követő fájlt készíti el, külön Darabszám oszloppal. A sorokban szerepel a termék, az ár és a partner azonosításához szükséges adat.

4. Küldd el a megszokott módon, majd rögzítsd az elküldést.

   Az Excelt az iroda külön továbbítja a Silhouette-nek. Csak a tényleges elküldés után válaszd az Elküldtem műveletet, és erősítsd meg. A kapcsolódó rendelések állapota ekkor lesz Gyártótól megrendelve.

A korábbi csomagok a Csomagtörténet táblázatában visszakereshetők. Irodai vagy adminisztrátori hozzáféréssel a rendelés csomaghoz kapcsolódó állapotjelzéséről is megnyitható a hozzá tartozó csomag.

05 · Visszaigazolás az optikának

PDF és e-mail

A mentett, legalább egy tételt tartalmazó rendelés adatlapján a PDF letöltése gombbal készíthetsz megosztható összesítőt. Mentetlen változás esetén előbb ments. A PDF a rendelésben rögzített partneradatokat, tételeket, darabszámokat és nettó árakat tartalmazza. Piszkozatnál tervezetet kapsz; lemondott rendeléshez ez a letöltés nem érhető el. Ez rendelésösszesítő, nem számla.

A céges levelezés bekötése után a leadás utolsó ellenőrzésénél legfeljebb tíz e-mail-cím adható meg, vesszővel elválasztva. A címzettek sablonlevelet és PDF-et kapnak; a küldés állapota a rendelés alatt követhető. A „levelezőnek átadva” jelzés önmagában még nem bizonyítja, hogy a címzett elolvasta vagy megkapta a levelet.

06 · Keresés és karbantartás

Partnerek, termékek és statisztika

Partnerek

Az aktív lista jelenleg a kapott Vevőlista cégeit, partnerkódjait és számlázási címeit tartalmazza. Kereshetsz, láthatod a legutóbbi rendelésfelvételt, és új rendelést indíthatsz. Az adatlapon az alapadatokat és a jogosultságod szerint látható rendeléseket, az iroda és az adminisztrátor a naplót is eléri. Az optikanevek, Silhouette-kódok és szállítási címek a később kapott teljes listával egészülnek ki. A korábbi üzletadatok történeti adatként megmaradtak.

Adminisztrátorként a Teljes Excel-export az összes aktív és inaktív partner adatait és előzményeit letölti, az aktuális kereséstől függetlenül. Az exportot csak az arra jogosult kollégáknak add át; ez nem visszaimportálási sablon.

Termékek

A listában a katalógust és a nettó árakat böngészheted. A termékadatlap az alapadatokat és a felvétel ismert időpontját mutatja. Az iroda és az adminisztrátor naplójában az új módosításoknál az is látszik, milyen értékről mire változott például az ár.

Tömeges frissítéshez az iroda és az adminisztrátor a Törzsadat-import oldal sablonjait és előnézetét használhatja. A feltöltést ellenőrzés és külön mentés követi. Az új ár nem írja át a korábban leadott rendelés árát.

Statisztika

A kiválasztott időszak leadott rendeléseinek darabszáma, nettó értéke, legkeresettebb termékei és legtöbbet vásárló optikái láthatók. A piszkozat és a lemondott rendelés nem számít bele. Ezek rendelési adatok, nem könyvelési árbevétel.

07 · Útközben

Térkép és tablet

A Partnertérkép OpenStreetMap-alapon mutatja az ismert helyű optikákat. Távolabbi nézetben a közeli pontok csoportba rendeződnek; a csoportra kattintva közelebb léphetsz. A lista és a térkép ugyanazokat a szűrőket követi. A böngésző címe megőrzi a kijelölt partnert és a nézetet, így azt egy hozzáféréssel rendelkező kollégának is továbbküldheted.

A cím megléte önmagában nem jelent pontos térképpontot. A hiányzó helyű partner továbbra is elérhető a listában; az iroda ellenőrizheti vagy kiegészítheti a helyadatot. A közelítő és az ellenőrizendő jelzéseket vedd figyelembe útvonaltervezéskor.

• iPaden böngészőből használható a rendszer; külön alkalmazás nem szükséges.
• Ha egy táblázat szélesebb a képernyőnél, a szélső árnyék és a nyílgomb jelzi a további oszlopokat. Húzd oldalra, vagy használd a nyilat; a rögzített első oszlop segít azonosítani a sort.
• Internetkapcsolat szükséges. Megszakadt kapcsolatnál várd meg a helyreállást, majd ellenőrizd a mentés visszajelzését. Bizonytalan mentésnél az újrapróbálást használd, ne indíts ugyanarra külön rendelést.

08 · Ügyfél-ellenőrzés

Mit érdemes átnézni?

Az első körben a törzsadatokat és az alábbi munkafolyamatot érdemes közösen ellenőrizni. A rendszer az új induló törzsekkel, a korábbi próbarendelések nélkül lett előkészítve.

1. Partneradatok: keress meg néhány céget a Vevőlistából. Egyezik a partnerkód, a számlázási név és cím?
2. Termékadatok: keress néhány gyakran rendelt terméket. Jó a kód, a megnevezés és a nettó ár?
3. Értékesítői próba: előre egyeztetett tesztnél vegyél fel egy piszkozatot, adj hozzá két különböző terméket, az egyikből többet. Ellenőrizd az összeget és a PDF-et, majd töröld a próba-piszkozatot.
4. Irodai próba: a leadást és a csomagkészítést külön, közösen egyeztetett tesztben járjátok végig. Nézzétek át a letöltött Excel oszlopait és a Darabszámot.
5. Tablet és jogosultság: a tényleges iPaden is próbáljátok ki a keresést és a mennyiségváltást; ügynöki és irodai belépéssel is nézzétek meg a menüt.

Így lesz könnyen javítható a visszajelzés

Írd meg az oldal nevét vagy linkjét, mit szerettél volna elérni, és mi történt helyette. Adateltérésnél add meg a partner- vagy termékkódot és a helyes értéket. Felületi hibánál segít egy képernyőkép, az eszköz és a böngésző neve. Jelszót ne mellékelj.

09 · Hátralévő beállítások

Az üzleti indulás előtt

A rendelésfelvétel, az irodai összesítés, a letölthető Excel és PDF, a törzskezelés és a térkép átnézhető. Az induláshoz még végleges felhasználói hozzáférésekre, saját webcímre, külső mentési helyre és a tényleges iPades használat kipróbálására van szükség. Az automatikus e-mailhez a céges küldőfiókot külön be kell kötni és ellenőrizni.

Az alkatrészigény-kezelés, szállítólevelek, számlázási előkészítő, beszerzési ár és becsült árrés az egyeztetett egyszerűsítés szerint nem része az aktív rendszernek. Számlázás, gyártói befogadás és kiszállítás a rendszerből nem történik automatikusan.